Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividad

Pocas marcas, como Google, se han convertido en palabras comunes en nuestro lenguaje cotidiano. Slack es uno de los otros pocos que ha recibido este honor. Mientras un compañero de equipo busca consejos en Google para descubrir un inconveniente, otro se relaja con un aviso de que la solución está en la búsqueda.

Para muchos, Slack ha superado al correo electrónico como medio de comunicación dominante. Y al igual que algunos luchan con bandejas de entrada de correo electrónico inmanejables, muchos otros intentan domar su Slack.

Así que aquí hay 12 consejos prácticos para aprovechar al máximo Slack y aprovecharlo para mejorar lo que hace en el resto de su conjunto de programas.

1. Establezca recordatorios para tareas importantes en canales o mensajes directos

Probablemente hayas usado u oído hablar de los recordatorios de Slack. Ya sea para recordárselo a alguien mientras está de vacaciones o simplemente para que no se olvide de hacer esa optimización, programe un recordatorio para estar al tanto de las tareas importantes.

Use el comando de barra para configurar recordatorios en canales o mensajes directos.

Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividadCaptura de pantalla de la aplicación Slack, enero de 2023

Nota del editor: hay tres tipos de comandos de barra: los creados por Slack, los creados por aplicaciones de terceros y los personalizados por su organización. Puede obtener más información sobre cómo usar los comandos de barra para Slack en Este artículo.

2. Cree notificaciones de palabras clave para actualizaciones específicas

¿Se siente abrumado por todas las notificaciones de la gran cantidad de canales que son importantes pero que requieren demasiado tiempo para seguir? Puede silenciar los canales mientras configura las notificaciones de palabras clave, de modo que solo reciba una alerta cuando surjan términos específicos.

Abra la sección Notificaciones en sus preferencias de Slack y seleccione la sección «Mis palabras clave» para configurar su lista. A medida que surgen nuevos proyectos y se completan otros, refine su lista de palabras clave para estar atento solo a las actualizaciones más pertinentes.

Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividadCaptura de pantalla de la aplicación Slack, enero de 2023

3. Programe una reunión sin salir de Slack

Tener que saltar entre programas o aplicaciones es quizás la mayor fuente de pérdida de tiempo. Podría decirse que programar reuniones es una de las tareas diarias más comunes. Buenas noticias: puedes hacerlo sin salir de Slack y empezar a tener días menos frenéticos.

En primer lugar, debe descargar el Calendario de Google Slack o el Calendario Slack de Outlook aplicación Luego, al chatear con un contacto, haga clic en el icono del rayo para acceder a un menú con la opción de programar la reunión.

Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividadCaptura de pantalla de la aplicación Slack, enero de 2023

4. Mantenga a las personas y los canales clave en la parte superior

Para evitar desplazarse y buscar contactos clave, use la función de estrella para bloquear a una persona o canal para que siempre aparezcan en la parte superior. Aparecerá una categoría destacada en su panel de navegación izquierdo, para ayudar a priorizar los contactos o canales que nunca querrá perderse.

Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividadCaptura de pantalla de la aplicación Slack, enero de 2023

5. Integre sus correos electrónicos con Slack

A menudo es más fácil discutir algo en grupo a través de Slack que por correo electrónico, especialmente si hay muchos destinatarios involucrados. Slack puede ayudar aquí aprovechando Capacidad de Slack para recibir correos electrónicos entrantes.

Configura una dirección de correo electrónico que Slack pueda usar como destinatario. Luego, reenvíe el correo de forma automática o manual a esta dirección. Luego, usted (o los destinatarios del canal de Slack si está utilizando un canal) recibirá el correo electrónico dentro del canal y todos podrán participar más fácilmente.

6. Ordene los canales de Slack en secciones para una navegación rápida

Otro truco organizacional es combinar canales en grupos. Algunos enfoques de agrupación comunes consisten en organizar los canales por equipo, tema del proyecto o plazo de entrega.

Como las secciones son editables, puede cambiar los canales de un grupo a otro como lo haría con los correos electrónicos de una carpeta a otra.

Con los canales agrupados en secciones, puede minimizar todas las secciones excepto las más importantes y centrar su atención en las conversaciones más importantes.

7. Envía mensajes directamente desde cualquier cuadro de texto con /msg

¿No sería bueno no tener que buscar un contacto para enviarle un mensaje? Eso es realmente posible. Envíe un mensaje a cualquier persona desde cualquier cuadro de texto con el comando /msg.

Cómo usar Slack de manera efectiva: 10 consejos para aumentar la productividadCaptura de pantalla de la aplicación Slack de Editorial, enero de 2023

8. Aproveche Workflow Builder para agilizar las solicitudes frecuentes

Si a menudo le hacen el mismo conjunto de preguntas, utilice Creador de flujo de trabajo de Slack para crear formularios de admisión.

Esto no solo le ahorrará tiempo al recibir toda la información que necesita de una sola vez, sino que también ayudará a la parte que pregunta a comprender lo que necesita para ayudarlos. No más ir y venir para recopilar información inconexa. Consígalo todo de una vez y repítalo para cualquier otra persona que pregunte.

9. Use Slack con sus herramientas de gestión de proyectos de gestión

Si bien todas las herramientas de administración de proyectos tienen buenas intenciones, presentan el desafío de tener que administrarlas además de administrar el proyecto que se supone que deben optimizar. A veces, puede parecer que administrar la herramienta de gestión de proyectos es tanto trabajo como el proyecto en sí.

Slack también puede aliviar la necesidad de trabajar en dos plataformas separadas al permitir notificaciones de herramientas de gestión de proyectos.

La mayoría de ellos, como Asana, Trello o Monday.com, tienen integraciones con Slack que admiten notificaciones duplicadas mediante las cuales las alertas van a Slack además de mostrarse dentro de la propia interfaz del proveedor de gestión de proyectos.

10. Obtenga actualizaciones a través de un enlace de fuente RSS

En raras ocasiones, es posible que desee más actualizaciones de Slack. Cuando un proveedor lanza un nuevo servicio, un cliente hace un anuncio clave o en torno a grandes eventos como el Super Bowl o las elecciones. Es posible que necesite todas las actualizaciones que pueda reunir.

Un feed RSS es de gran ayuda en estos casos. Lo que es aún mejor es una fuente RSS que está conectada directamente a su Slack, donde puede reenviarlos sin problemas a sus colegas o guardarlos como referencia. Es posible que no todas las fuentes RSS funcionen con Slack, pero pueden apuntar a la los que hacen.

Conclusión

Acércate al 2023 y a tu próximo encuentro de Slack con optimismo. Nunca olvides regar tu planta, perderte la llamada de ganancias de tu cliente y reducir las notificaciones a aquellas que realmente importan con las palabras clave más importantes.

Más recursos:

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Imagen destacada: Kaspars Grinvalds/Shutterstock

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